香港自被英国占领以来就设有行政、立法两局，属于港督的咨询机构，主要成员都有“议员”称号。而这些议员又可以细分为当然官守议员、委任官守议员和非官守议员。《皇家训令》规定，当然官守议员包括驻军司令、布政司、律政司和财政司，后来又增加华民政务司。他们因其在政府中担任的要职而当然参加行政局和立法局，在所有议员中地位最高；其他议员由港督提名，然后由身在伦敦的英国国务大臣正式委任。行政局的非官守议员常常由部分立法局议员兼任，以便沟通两局。以前官守议员在行政局一向占大多数，之后非官守议员开始占多数，但这种变化并无重要意义，官守议员特别是当然官守议员位高权重，始终担任主要角色，非官守议员只起配角作用。而华人更是长期被拒于行政局门外。直到省港大罢工结束后，时任的港督金文泰为了“缓和中国的反英情绪及鼓励香港华人效忠（英国）”，才破天荒第一次提名英籍华人周寿臣担任行政局非官守议员。
可即使如此，当时的英国殖民地大臣艾默里和外交大臣奥斯汀•；张伯伦却都对此表示异议，理由是华人在保密方面不可信任。由于港督金文泰一再请求，最后英国政府才同意这一任命，但英国外交部为了抑制华人的地位提高特别提出要求：香港行政局议员此后不得阅看机密文件。港督主持行政局会议，若因故不能出席，由港督指定的当然官守议员代为主持。行政局未经港督召集不得开会处理事务。港督在行使英皇赋予的权力时，应就一切事项征询行政局的意见，但急事、琐事或极端机密的事情除外。《皇家训令》还补充规定，关于公务员的任免和惩戒，港督无需征询行政局的意见。唯有港督有权向行政局提出议题，若议员书面请求港督提出某一议题而被拒绝，该议员只有权要求将其请求及港督的答复记入会议记事录。
不过，二战之后，这种带有明显歧视性规定随着世界格局，尤其是英国本身实力的大幅下降，不得不做出了一定的更改，华人在香港的地位也开始慢慢地有所提升，由此，负责华人事务的华民政务司署也显得更加重要。
华民政务司署最高长官就是华民政务司，不仅自身属于香港最高层官员之一，身为港督在华人事务方面的主要顾问，还身兼行政局、立法局和市政局当然官守议员，并担任许多委员会和华人社会团体的当然官守主席，位高权重，十分显赫。华民政务司署的职能极为庞杂，没有任何其他政府部门可以相比。香港华人生活中的一切方面，几乎都在华民政务司署关注的范围之内。
比如：华人经营旅馆和餐馆，必须向华民政务司申请执照；华人创办报纸和通讯社，必须到该署注册；香港出版的所有中文书籍均要在该署登记；华人举行庆典，必须有该署发给的许可证；官方文件的中译本须经该署审定；华人若有事申诉，只准禀告华民政务司，而不得直接向港英政府提出；华人更练由华民政务司指挥等等。不但如此，华民政务司署还行使某些准司法性的职能，于设立两个租务询问局，裁决主佃纠纷；同时华人之间的其他民事纠纷，如双方不愿诉诸法院，也由华民政务司署裁决。
当然，华民政务司最重要的职责是联络华人团体，了解华人社会的情况和动向，在华人事务方面为港英政府出谋划策。可以说，华民政务司是香港总督直接联系本地华人的主要渠道。他还负有责任以这种地位帮助政府估计华人的舆论趋向，就华人的习俗或信仰向政府提供咨询，并协助政府向华人公众传达官方的政策。华民政务司还应该对政府各部门与华人居民关系中的一切方面提供意见。为了更好地履行职责，华民政务司应当保持并尽可能改善他与华人团体及传统组织的关系和直接接触。”太平洋战争前，华民政务司经常与一些重要华人团体和上层人物保持联系，通过他们掌握华人社会的情况。